Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego jest liderem wśród instytucji państwowych w zakresie wykorzystania potencjału, jaki daje elektroniczny obieg dokumentów oraz elektroniczna skrzynka podawcza. Tylko w 2012 roku do urzędników resortu wpłynęło tą drogą prawie 16 000 pism i wniosków. Wprowadzone zmiany skróciły czas oczekiwania na decyzje urzędników oraz wpłynęły na zmniejszenie ilości popełnianych błędów formalnych przez wnioskodawców.
INTERESANCI – wprowadzone zmiany
Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP) to narzędzie, które zrewolucjonizowało kontakty na linii interesant – Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Spersonalizowane konto, wniosek wypełniany i składany elektronicznie, monitoring procesu załatwiania formalności, stała wymiana korespondencji z urzędnikiem prowadzącym sprawę, to tylko niektóre z zalet e-ministerstwa.
Za pośrednictwem Elektronicznego Biura Obsługi Interesanta można wnioskować o dofinansowanie w ramach programów, których operatorem jest Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego: Programów Ministra, Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2009-2014, Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko oraz Wieloletniego Programu Rządowego KULTURA +.
Korzyści
Sukces wdrażanych zmian jest możliwy dzięki rosnącej aktywności interesantów, którzy coraz liczniej i chętniej korzystają z nowoczesnych rozwiązań. Liczba pism trafiających do urzędników drogą elektroniczną, co roku zwiększa się o ponad 50 %. Od stycznia do grudnia 2012 roku zarejestrowano
w systemie 15 730 dokumentów, z czego 1372 opatrzono podpisem elektronicznym. Liczba wniosków, które wpłynęły do resortu od początku wprowadzania zmian, wynosi 32 000, co plasuje MKiDN na pozycji lidera wśród wszystkich ministerstw w Polsce.
Wprowadzenie ujednoliconych systemów składania wniosków, zaowocowało przede wszystkim mniejszą ilością błędów formalnych popełnianych w trakcie wypełniania dokumentów. W 2007 roku pojawiały się w co piątym wniosku, w 2012 roku problem dotyczył niespełna 10 % pism.
Wykorzystanie ESP umożliwiło bezpieczną wymianę dokumentów, skrócenie czasu podejmowania decyzji o dofinansowaniu projektu oraz szybsze i bardziej szczegółowe prezentowanie wyników naborów. Informacje publikowane są na stronie internetowej Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego (www.mkidn.gov.pl) za pomocą dynamicznych list generowanych automatycznie z systemu System Zarządzania Programami SZPON.
MKiDN – wprowadzone zmiany
Dzięki integracji systemów Elektronicznej Skrzynki Podawczej, Elektronicznego Obiegu Dokumentów PROTON, Systemu Zarządzania Programami SZPON, systemu płatności elektronicznych Videotel, ePUAP oraz strony internetowej pracownicy resortu kultury przetwarzają dane w sposób skoordynowany, jednolity i wydajny. Wdrożenie zmian w Ministerstwie Kultury pozwoliło na zmniejszenie liczby papierowych dokumentów, usprawniło przepływ informacji, przyśpieszyło możliwość podejmowania decyzji, pozwoliło na monitoring procesów oraz stały dostęp do historii zadań i dokumentów. Automatycznie prowadzone są rejestry umów, spraw sądowych oraz wniosków EOG. W celu usprawnienia komunikacji między pracownikami uruchomiono komunikator wewnętrzny Spark. W przyszłości wdrożony w resorcie kultury system będzie uzupełniany o kolejne funkcjonalności.