Ogłoszenie

24-08-2020

Departament Finansowy w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego poszukuje osoby do wykonywania zadania w ramach umowy cywilno-prawnej pn. Usługa archiwizacji i brakowania dokumentacji II edycji Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego/Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014 (MF EOG/NMF 2009-2014) Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa w Wydziale VI w Departamencie Finansowym.

Przedmiot Umowy

Usługa polegać będzie na kompleksowym przygotowaniu dokumentacji niearchiwalnej tzn. uporządkowaniu, zewidencjonowaniu i przekazaniu do archiwum zakładowego dokumentacji niearchiwalnej (kat. B, BE10) znajdującej się w komórkach organizacyjnych Ministerstwa dotyczącej dokumentów  związanych z II edycją Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2009-2014 (MF EOG/NMF 2009-2014), w szczególności dokumentacji ogólnej projektu, dokumentacji finansowo-księgowej oraz dokumentacji merytorycznej projektu. Akta (w ilości maksymalnej około 80,00 mb) będące przedmiotem archiwizacji i brakowania, znajdują się w departamentach/biurach Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, ul. Krakowskie Przedmieście 15/17, 00-071 Warszawa; ul. Kopernika 36/40, 00-001 Warszawa oraz ul. Tamka 3, 00-349 Warszawa. Departament Finansowy umożliwi Zgłaszającym się wstępny ogląd na potrzeby oszacowania wartości zamówienia na miejscu przed złożeniem oferty po uprzednim zgłoszeniu takiej potrzeby i ustaleniu terminu w godzinach pracy Urzędu i przy zachowaniu obostrzeń wynikających z obowiązujących wymogów sanitarnych. Dokumentacja wytworzona w departamentach/biurach Ministerstwa nie posiada ewidencji archiwalnej. Znaczna ilość przechowywana jest w segregatorach.

Przedmiot zamówienia obejmuje:

  1. przeprowadzenie studiów wstępnych, tzn. zapoznanie się z obowiązującą strukturą organizacyjną, zmianami reorganizacyjnymi urzędu, materiałami normatywnymi (statut, regulamin, schemat organizacyjny, instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt, instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego), oraz procedury obowiązujące w urzędzie,
  2. dokonaniu klasyfikacji i kwalifikacji akt wg JRWA,
  3. porządkowanie dokumentacji niearchiwalnej wg właściwych przepisów kancelaryjno-archiwalnych oraz według wskazówek, uzgodnień i wytycznych powołanego ze strony Zamawiającego zespołu, a w razie konieczności z Archiwum Akt Nowych w celu ustalenia prawidłowego sposobu archiwizacji i ewidencjonowania dokumentacji,
    w szczególności w przypadku pojawienia się problemów nieprzewidzianych przez przepisy oraz praktykę archiwalną.

Usługa porządkowania  dokumentacji projektowej polegać będzie na:

  1. dokonaniu wstępnej analizy w celu wydzielenia kopii dokumentacji projektowej,
  2. przepakowaniu dokumentacji projektowej z segregatorów w teczki aktowe,
  3. wyeliminowaniu dużych spinaczy, klipsów biurowych, koszulek, skoroszytów,
  4. usunięciu wszystkich brudnopisów oraz wtórników,
  5. ponumerowaniu każdej zapisanej strony dokumentacji niearchiwalnej ołówkiem, poprzez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu; liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: „Niniejsza teczka zawiera …. stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta]”. (pkt. e dotyczy kat. BE10)
  6. opisaniu teczek (schemat opisu teczki winien być zgodny z instrukcją kancelaryjną MKiDN),
  7. zewidencjonowaniu uporządkowanej dokumentacji projektowej w formie spisów zdawczo – odbiorczych – 3 egz. dla kat. B i oraz w wersji elektronicznej (CD i DVD),
  8. nadaniu sygnatury archiwalnej w porozumieniu z pracownikami archiwum zakładowego,
  9. przygotowaniu spisów i wniosków na brakowanie i w razie konieczności uzyskanie zgody AAN na wyrzucenie makulatury,
  10. przekazaniu makulatury do składnicy surowców wtórnych.
  11. Wykonawca w ciągu tygodnia przedstawi Zamawiającemu:

-  co najmniej trzy teczki z każdej grupy rzeczowej dokumentacji jako wzorca, celem uzyskania akceptacji Zamawiającego, co do poprawności przyjętego układu wewnętrznego, opisu oraz godności opisów z zawartością teczek;

- spisy zdawczo-odbiorcze w wersji elektronicznej i papierowej, w których zostaną wstępnie zewidencjonowane teczki, celem uzyskania akceptacji Zamawiającego co do przyjętego sposobu ewidencjonowania dokumentacji z poszczególnych grup rzeczowych,

Zakres umowy cywilno-prawnej:

Umowa obejmuje przygotowanie i przekazanie do Archiwum Zakładowego Ministerstwa
dokumentacji niearchiwalnej (kat.- B, BE10 - której okres przechowywania nie upłynął) z departamentów i biur w kolejności wskazanej przez Zamawiającego oraz uzyskanie protokołu odbioru. Przygotowanie spisów i wniosków na brakowanie i w razie konieczności uzyskanie zgody AAN na wyrzucenie makulatury, fizyczne zniszczenie dokumentacji z uzyskaniem protokołu zniszczenia dla Zamawiającego.

Termin na realizację umowy cywilno-prawnej: 3 miesiące od dnia podpisania umowy, nie dłużej niż do 15.12.2020 r.

Wymagania związane z realizacją umowy cywilno-prawnej:

Wymagania niezbędne

Wszystkie osoby spełniające wymagania zostaną zaproszone na rozmowę.

Wymagania dodatkowe

Wymagane dokumenty:

  1. CV,
  2. oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów realizacji umowy,
  3. wypełniony formularz oferty.

Termin składania dokumentów: do  31 sierpnia 2020 r. do godz. 16:15.

Miejsce składania dokumentów: Osoby zainteresowane proszone są o przesłanie dokumentów w wersji elektronicznej na adres poczty elektronicznej: jprzygoda@mkidn(dot)gov(dot)pl W tytule e-maila prosimy o zapis: „Oferta_usługi_archiwizacji_DF-VI”.

Kryteria wyboru:

Lp.

Kryterium

Znaczenie procentowe kryterium

Maksymalna ilość pkt, jakie może otrzymać oferta za dane kryterium po uwzględnieniu wagi kryterium

A.

Cena brutto

50 %

50

B.

Doświadczenie

30%

30

C.

Wiedza

20%

20

SUMA

100 %

100

 

Punkty za kryterium „ cena brutto ”:

 

Cena brutto oferty z najniższą ceną

------------------------------------------------- x 100 x 50% = liczba pkt.

Cena brutto oferty badanej

 

Punkty za kryterium „ doświadczenie ”:

 

1 rok – 10 pkt

2 lata – 20 pkt

3 lata i więcej – 30 pkt

Punkty za kryterium „ wiedza”:

Wiedza weryfikowana podczas rozmowy

10 pytań x 2 pkt

MKiDN zastrzega sobie unieważnienie przedmiotowego postępowania bez podania przyczyny i informowania o tym fakcie osób, które złożyły dokumenty.



Zgodnie z informacją podaną w ogłoszeniu, MKiDN unieważnia przedmiotowe postępowanie.



powrót