Departament Finansowy w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego poszukuje osoby do wykonywania zadania w ramach umowy cywilno-prawnej pn. Usługa archiwizacji i brakowania dokumentacji II edycji Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego/Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014 (MF EOG/NMF 2009-2014) Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa w Wydziale VI w Departamencie Finansowym.
Przedmiot Umowy
Usługa polegać będzie na kompleksowym przygotowaniu dokumentacji niearchiwalnej tzn. uporządkowaniu, zewidencjonowaniu i przekazaniu do archiwum zakładowego dokumentacji niearchiwalnej (kat. B, BE10) znajdującej się w komórkach organizacyjnych Ministerstwa dotyczącej dokumentów związanych z II edycją Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2009-2014 (MF EOG/NMF 2009-2014), w szczególności dokumentacji ogólnej projektu, dokumentacji finansowo-księgowej oraz dokumentacji merytorycznej projektu. Akta (w ilości maksymalnej około 80,00 mb) będące przedmiotem archiwizacji i brakowania, znajdują się w departamentach/biurach Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, ul. Krakowskie Przedmieście 15/17, 00-071 Warszawa; ul. Kopernika 36/40, 00-001 Warszawa oraz ul. Tamka 3, 00-349 Warszawa. Departament Finansowy umożliwi Zgłaszającym się wstępny ogląd na potrzeby oszacowania wartości zamówienia na miejscu przed złożeniem oferty po uprzednim zgłoszeniu takiej potrzeby i ustaleniu terminu w godzinach pracy Urzędu i przy zachowaniu obostrzeń wynikających z obowiązujących wymogów sanitarnych. Dokumentacja wytworzona w departamentach/biurach Ministerstwa nie posiada ewidencji archiwalnej. Znaczna ilość przechowywana jest w segregatorach.
Przedmiot zamówienia obejmuje:
Usługa porządkowania dokumentacji projektowej polegać będzie na:
- co najmniej trzy teczki z każdej grupy rzeczowej dokumentacji jako wzorca, celem uzyskania akceptacji Zamawiającego, co do poprawności przyjętego układu wewnętrznego, opisu oraz godności opisów z zawartością teczek;
- spisy zdawczo-odbiorcze w wersji elektronicznej i papierowej, w których zostaną wstępnie zewidencjonowane teczki, celem uzyskania akceptacji Zamawiającego co do przyjętego sposobu ewidencjonowania dokumentacji z poszczególnych grup rzeczowych,
Zakres umowy cywilno-prawnej:
Umowa obejmuje przygotowanie i przekazanie do Archiwum Zakładowego Ministerstwa
dokumentacji niearchiwalnej (kat.- B, BE10 - której okres przechowywania nie upłynął) z departamentów i biur w kolejności wskazanej przez Zamawiającego oraz uzyskanie protokołu odbioru. Przygotowanie spisów i wniosków na brakowanie i w razie konieczności uzyskanie zgody AAN na wyrzucenie makulatury, fizyczne zniszczenie dokumentacji z uzyskaniem protokołu zniszczenia dla Zamawiającego.
Termin na realizację umowy cywilno-prawnej: 3 miesiące od dnia podpisania umowy, nie dłużej niż do 15.12.2020 r.
Wymagania związane z realizacją umowy cywilno-prawnej:
Wymagania niezbędne
Wszystkie osoby spełniające wymagania zostaną zaproszone na rozmowę.
Wymagania dodatkowe
Wymagane dokumenty:
Termin składania dokumentów: do 31 sierpnia 2020 r. do godz. 16:15.
Miejsce składania dokumentów: Osoby zainteresowane proszone są o przesłanie dokumentów w wersji elektronicznej na adres poczty elektronicznej: jprzygoda@mkidn(dot)gov(dot)pl W tytule e-maila prosimy o zapis: „Oferta_usługi_archiwizacji_DF-VI”.
Kryteria wyboru:
Lp. |
Kryterium |
Znaczenie procentowe kryterium |
Maksymalna ilość pkt, jakie może otrzymać oferta za dane kryterium po uwzględnieniu wagi kryterium |
---|---|---|---|
A. |
Cena brutto |
50 % |
50 |
B. |
Doświadczenie |
30% |
30 |
C. |
Wiedza |
20% |
20 |
SUMA |
100 % |
100 |
Punkty za kryterium „ cena brutto ”:
Cena brutto oferty z najniższą ceną
------------------------------------------------- x 100 x 50% = liczba pkt.
Cena brutto oferty badanej
Punkty za kryterium „ doświadczenie ”:
1 rok – 10 pkt
2 lata – 20 pkt
3 lata i więcej – 30 pkt
Punkty za kryterium „ wiedza”:
Wiedza weryfikowana podczas rozmowy
10 pytań x 2 pkt
MKiDN zastrzega sobie unieważnienie przedmiotowego postępowania bez podania przyczyny i informowania o tym fakcie osób, które złożyły dokumenty.
Zgodnie z informacją podaną w ogłoszeniu, MKiDN unieważnia przedmiotowe postępowanie.