Używamy plików cookies, by ułatwić korzystanie z naszych serwisów.
Jeśli nie chcesz, by pliki cookies były zapisywane na Twoim dysku zmień ustawienia swojej przeglądarki.  Kliknij "Zamknij" aby zaakceptować naszą politykę.

[Zamknij]

Przykład regulaminu udzielania zamówień na dostawy i usługi z zakresu działalności kulturalnej

Ostatnia nowelizacja ustawy Prawo zamówień publicznych w sposób znaczący liberalizuje przepisy dotyczące wydatkowania środków publicznych na zamówienia usług i dostaw z zakresu działalności kulturalnej poprzez, przewidziane w nowym dodanym pkt 8b w art.4, wyłączenie procedur ustawowych w następujących kategoriach:

  1. organizacja wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych,
  2. przedsięwzięcia z zakresu edukacji kulturalnej,
  3. gromadzenie muzealiów,
  4. gromadzenie zbiorów bibliotecznych.

Istotnym warunkiem skorzystania z ww. wyłączenia jest okoliczność, że celem zamówienia nie było wyposażenie instytucji kultury w środki trwałe służące bieżącemu funkcjonowaniu, ale było immanentnie związane z danym przedsięwzięciem kulturalnym.

Faktem jest, że zarówno nowelizacja Prawa zamówień publicznych, jak towarzysząca jej nowela do ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności gospodarczej, bezpośrednio nie nakładają obowiązku posiadania przez zamawiających regulaminów czy instrukcji odnoszących się do procedur dokonywania zamówień bez stosowania ustawy. Niemniej jednak, zważywszy na zastrzeżone nowelą zasady przejrzystości oraz  równego traktowania podmiotów – wykonawców zamówienia oraz  wynikające z art. 44 ustawy o finansach publicznych zasady racjonalnego wydatkowania środków publicznych, celowym wydaje się umocowanie w formie aktów wewnętrznych obowiązujących w danej instytucji kultury, reguł dokonywania zamówień korzystających ze wspomnianego specyficznego wyłączenia. Tego typu regulamin z jednej strony pozwoli na uporządkowanie kompetencji i wyznaczenie zakresu odpowiedzialności za prawidłowość prowadzonych postępowań w ramach samej instytucji, z drugiej zaś może być pomocny w relacji z organami nadzoru czy kontroli. Poniżej zamieszczony został, do ewentualnego wykorzystania przy tworzeniu własnych rozwiązań proceduralnych, przykładowy regulamin udzielania przez instytucję kultury zamówień w trybie art.4 pkt 8b Prawa zamówień publicznych. Przykładowy regulamin został przygotowany w wersji „maximum” tj. przy założeniu trzech procedur udzielania zamówienia, pełnej i bardzo drobiazgowej dokumentacji przebiegu każdej z procedur, wyłączeń od prowadzenia postępowań pracowników instytucji ze względu na powiązania z ewentualnym wykonawcą celem uniknięcia wątpliwości co do bezstronności, planowania zadania w relacji do zamawianych usług czy dostaw służących  realizacji konkretnego przedsięwzięcia korzystającego z ustawowego wyłączenia. Może być zatem traktowany jedynie jako materiał pomocniczy przy konstruowaniu własnych regulacji zależnych od specyfiki działalności instytucji kultury, możliwości organizacyjnych czy dotychczasowych doświadczeń zamawiających.

Przygotowując się do wdrożenia nowych reguł zamawiania, warto dokonać także przeglądu takich aktów jak statut instytucji kultury oraz plan działalności / plan repertuarowy w celu ujednolicenia i dostosowania używanego w nich nazewnictwa do terminologii jaką posługuje się ustawodawca w art.4 pkt 8b. W praktyce, ujednolicenie takie, nie zawężając twórcom przedsięwzięć kulturalnych swobody w zakresie korzystania z  różnych form organizacji wydarzeń artystycznych (w tym ich łączenia), pozwoliłoby na stosowanie tych samych nazw w innych dokumentach takich jak plan zamówienia usług i dostaw pod konkretne przedsięwzięcie z zakresu działalności kulturalnej, treść oferty kierowanej do potencjalnych wykonawców czy wreszcie umowa z usługobiorcą, stanowiąc istotny element uzasadnienia dla skorzystania z wyłączenia od stosowania Prawa zamówień publicznych.

Przykładowy projekt regulaminu

koniec głównej treści